MUNICIPALITÉ DE SAINT-LAURENT-DE-L’ÎLE-D’ORLÉANS
1. Préambule
La Municipalité de Saint-Laurent-de-l’Île-d’Orléans (ci-après : « Municipalité ») a à cœur d’assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels collectés par moyen technologique. Pour cette raison et pour remplir ses obligations prévues à l’article 63.4 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1), la présente politique a été adoptée par le conseil de la Municipalité.
2. Terminologie
Dans la présente politique, les mots ou expressions utilisés ont le même sens que dans la Directive concernant la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la municipalité.
3. Moyens technologiques par lesquels la Municipalité recueille des renseignements personnels
La Municipalité utilise divers moyens technologiques pour recueillir des renseignements personnels.
3.1 Site Internet
Le site internet de la Municipalité se situe à l’adresse saintlaurentio.com. Lorsqu’on visite le site Internet, certaines informations sont recueillies automatiquement :
- Nom de domaine du fournisseur internet;
- Adresse IP (nombre ou numéro automatiquement assigné à l’ordinateur par le fournisseur d’accès internet);
- Type de navigateur (ex. : Google chrome, Firefox, Safari, etc.);
- Système d’exploitation utilisé (ex. : Windows, MAC OS, Linux, etc.);
- Date et heure de la visite sur le site internet;
- Pages consultées durant la visite du site internet;
Ce transfert d’information découle des exigences technologiques de la navigation sur internet. Cette information est non-nominative et est utilisée à des fins statistiques seulement.
Les catégories de personnes suivantes peuvent avoir accès à ces renseignements :
- Fournisseur informatique.
3.1.1 Témoins
Certains fichiers témoins ou cookies sont utilisés pour offrir une expérience de navigation optimale. Certains témoins sont nécessaires au fonctionnement du site Internet et ne peuvent être désactivés. Les autres témoins peuvent bloqués par les navigateurs Internet ou des extensions de ceux-ci. La désactivation de certains témoins peut avoir un impact sur l’expérience de navigation sur le site et les fonctionnalités offertes.
3.1.1.1 Consentement à notre utilisation des témoins
Notre site utilise des témoins à diverses fins afin de nous permettre d’optimiser votre expérience sur ce site et de vous offrir des services et des communications adaptés à vos intérêts. En utilisant notre site Web, vous reconnaissez que nous recourons à des témoins essentiels et vous consentez à l’utilisation de témoins non essentiels, comme l’explique la présente Politique sur les témoins.
3.1.1.2 Peut-on bloquer les témoins?
Vous pouvez bloquer l’utilisation de tous les témoins en activant les paramètres applicables dans votre navigateur. Vous trouverez la marche à suivre pour plusieurs navigateurs sur le site All About Cookies. Pour en savoir plus sur la gestion des témoins et sur les procédures de blocage et de suppression des témoins dans différents navigateurs, visitez le site All About Cookies.
3.1.2 Contenu imbriqué d’autres sites web
Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles, etc). Le contenu intégré à partir d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.
Ces sites web pourraient recueillir des données sur vous, utiliser des témoins, installer des outils de suivi tierce-partie ou suivre vos interactions avec ces contenus intégrés si vous disposez d’un compte et êtes connecté à leur site web
3.1.3 Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Si vous laissez un commentaire, le commentaire et ses métadonnées sont conservés indéfiniment. Ceci permet de reconnaître et approuver automatiquement les commentaires suivants au lieu de les laisser dans la file de modération.
Pour les utilisateurs qui s’enregistrent sur notre site (si cela est possible), nous conservons également les données personnelles indiquées dans leur profil. Tous les utilisateurs peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (à l’exception de leur nom d’utilisateur). Les gestionnaires du site peuvent aussi voir et modifier ces informations.
3.1.4 Quels sont vos droits sur vos données ?
Si vous avez un compte ou si vous avez laissé des commentaires sur ce site, vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les données personnelles que nous possédons à votre sujet, incluant celles que vous nous avez fournies. Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant. Ceci ne prend pas en compte les données conservées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.
3.1.5 Où vos données sont envoyées ?
Les commentaires des visiteurs peuvent être vérifiés à l’aide d’un service automatisé de détection des commentaires indésirables.
3.2 Courriels
Il est fréquent que des citoyens transmette des renseignements personnels par courriel à la Municipalité.
Les renseignements personnels suivants peuvent être collectés :
- Nom et prénom;
- Adresse courriel;
- Toute information qui est fournie dans le courriel ou dans les documents qui y sont joints.
L’information contenu dans ces courriels n’est utilisée que pour répondre à la demande des citoyens formulée dans le courriel en question.
Les catégories de personnes suivantes peuvent avoir accès à ces renseignements :
- Destinataire du courriel;
- Supérieur du destinataire du courriel;
- Élus de la municipalité dans la mesure de leur compétence;
- Fournisseur informatique.
3.3 Formulaires en ligne sur le site du Réseau Biblio
La bibliothèque municipale fait partie du Réseau Biblio, ce qui permet aux abonnés de réserver des moyens directement en ligne sur le site du réseau. Cela s’effectue au moyen de formulaires qui peuvent comprendre des renseignements personnels.
Les renseignements personnels suivants peuvent être collectés :
- Numéro d’usager;
- NIP;
- Détails concernant la demande.
L’information recueillie dans ces formulaires n’est utilisée que pour répondre à la demande de l’abonné.
Les catégories de personnes suivantes peuvent avoir accès à ces renseignements :
- Réseau Biblio;
- Employés et bénévoles de la bibliothèque municipale.
3.4 Telmatik
La Municipalité fait affaire avec l’entreprise Telmaltik pour la gestion des messages d’urgence. Les citoyens peuvent s’y inscrire pour recevoir de tels messages.
Les renseignements personnels suivants peuvent être collectés :
- Nom et coordonnées des citoyens.
L’information recueillie dans ces formulaires n’est utilisée que pour fournir le service de messagerie d’urgence.
Les catégories de personnes suivantes peuvent avoir accès à ces renseignements :
- Telmatik;
- Direction générale.
4. Mesures prises pour assurer la sécurité des renseignements personnels
La Municipalité s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour assurer la confidentialité des renseignements personnels en sa possession.
Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été collectés, sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A-21.1 et des délais prévus au calendrier de conservation.
4.1 Accès aux renseignements
La Municipalité limite l’accès à ses dossiers de sorte que seules les personnes ayant besoin d’avoir accès aux renseignements personnels y aient accès. Plus de détail sur ces mesures sont présentés dans la Directive concernant la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels.
4.2 Mesures de cybersécurité
La Municipalité a également mis en place diverses mesures de cybersécurité permettant d’assurer adéquatement la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels. Ceux-ci incluent :
- Un système de sauvegarde des données;
- Un logiciel antivirus;
- Un pare-feu;
- Un logiciel antispam;
- etc.
4.3 Hébergement des renseignements personnels
La Municipalité héberge et traite les renseignements personnels en sa possession au Québec ainsi qu’à l’extérieur du Québec par le biais de l’utilisation de services d’infonuagique ou de logiciels externes. Dans certaines circonstances, les renseignements personnels collectés et conservés par des tiers pourraient être hébergés à l’extérieur du Québec. En pareil cas, les lois en matière de protection des renseignements personnels pourraient différer.
Toutefois, les pratiques de la Municipalité demeure régis par les lois du Québec.
5. Droit d’accès et de rectification
Toute personne a le droit d’accéder aux renseignements personnels à son sujet détenus par la Municipalité et d’en demander la rectification si ceux-ci sont inexacts ou incomplets, sauf pour les exceptions prévues par la loi.
6. Plaintes
Une personne peut porter plainte en lien le non-respect de la présente politique.
Pour ce faire, la plainte doit être transmise par courriel à l’adresse mmoisan@saintlaurentio.com ou par la poste à l’adresse suivante :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Municipalité de Saint-Laurent-de-l’Île-d’Orléans
6822, chemin Royal
Saint-Laurent-de-l’Île-d’Orléans (Québec) G0A 3Z0
7. Sanctions
Toute personne (employé, élu, fournisseur, etc.) qui enfreint une des dispositions de la présente politique s’expose à des mesures administratives, disciplinaires ou judiciaires selon la gravité des gestes et de leurs conséquences
8. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil municipal.
Adopté le : 3 juin 2024
Résolution : 2193-24
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